BÀI 10. LƯU TRỮ DỮ LIỆU VÀ KHAI THÁC THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÍ

1. CẬP NHẬT DỮ LIỆU

- Việc ghi chép và lưu lại các thông tin phục vụ cho công việc quản lí hàng ngày được gọi là lưu trữ dữ liệu.

+ Ví dụ: Thầy cô ghi điểm thường xuyên, điểm giữa kì của các em học sinh vào sổ điểm bộ môn.

- Trong quá trình quản lí, nếu có sai sót hoặc biến động, người quản lí cần thực hiện thao tác xóa hoặc chỉnh sửa lại dữ liệu cho chính xác.

+ Ví dụ: Cô giáo xóa điểm 0 của một học sinh vì hôm đó em có giấy xin phép nghỉ ốm hợp lệ.

- Toàn bộ các thao tác như thêm mới, xóa bỏ và chỉnh sửa dữ liệu nói trên được gọi chung là thao tác cập nhật dữ liệu.

+ Ví dụ: Cô giáo sửa lại tên "Dương Hồng Anh" thành "Dương Hoàng Anh" trong danh sách lớp do lỗi đánh máy ban đầu.

2. TRUY XUẤT DỮ LIỆU VÀ KHAI THÁC THÔNG TIN

- Truy xuất dữ liệu là thao tác tìm kiếm, sắp xếp hoặc lọc ra các dữ liệu cần thiết từ một kho dữ liệu đã có sẵn dựa trên những tiêu chí cụ thể.

+ Ví dụ: Thầy cô dùng máy tính lọc ra danh sách các bạn học sinh có điểm trung bình môn Tin lớn hơn hoặc bằng 8 để khen thưởng.

- Thao tác truy xuất dữ liệu có thể phức tạp hơn khi cần kết nối và ghép nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.

+ Ví dụ: Nhà trường ghép điểm môn Toán, Vật lí, Tin học từ các sổ điểm lẻ thành một bảng điểm tổng kết cuối học kì cho toàn lớp.

- Khai thác thông tin là việc tính toán, phân tích và thống kê trên dữ liệu gốc để tạo ra những thông tin mới hữu ích, phục vụ việc đánh giá và ra quyết định.

+ Ví dụ: Từ bảng điểm, hệ thống tính toán và thống kê ra được lớp có 20% học sinh Giỏi và 40% học sinh Khá.

- Việc lưu trữ và khai thác dữ liệu xuất hiện ở mọi lĩnh vực trong thực tế (bệnh viện, ngân hàng, thời tiết...), tạo nên một lĩnh vực khoa học liên ngành mới là Khoa học dữ liệu.

+ Ví dụ: Ngân hàng lưu trữ và phân tích dữ liệu lượng tiền gửi vào, rút ra hàng ngày của khách hàng để quản lí dòng tiền.

3. THU THẬP DỮ LIỆU TỰ ĐỘNG

- Ngày nay, nhờ sự phát triển của máy tính và kết nối vạn vật (IoT), rất nhiều hoạt động quản lí đã chuyển từ nhập liệu thủ công sang thu thập dữ liệu hoàn toàn tự động.

+ Ví dụ: Máy chấm công bằng vân tay tự động ghi nhận giờ đến trường của giáo viên mà không cần người ghi chép sổ sách.

- Việc thu thập dữ liệu tự động giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, giảm sai sót và khắc phục tình trạng tắc nghẽn trong công việc.

+ Ví dụ: Tại siêu thị, nhân viên chỉ cần dùng máy quét mã vạch trên hộp bánh, máy tính sẽ tự động tính tiền và lưu doanh thu thay vì phải gõ tên sản phẩm bằng tay.

- Khối lượng dữ liệu khổng lồ thu thập được tự động sẽ giúp con người phân tích và đưa ra các quyết định quản lí kịp thời, chính xác hơn.

+ Ví dụ: Công tơ điện tử tự động gửi số điện tiêu thụ về trung tâm, giúp công ti điện lực biết ngay khu vực nào đang quá tải điện để điều phối, tránh chập cháy.